【経営者必見】クラウド会計導入の５つのメリット＆３つのデメリット

近年、クラウド会計ソフトを導入する企業が増えています。クラウド会計を導入すると何が変わるのか？本記事では、クラウド会計を導入するメリット・デメリットについて、分かりやすく解説していきます。クラウド会計の導入や経理業務の効率化・省力化を検討している方は、ぜひ参考にしてみてください。

１．クラウド会計とは

クラウド会計とは、インターネット上で時間と場所を選ばずに利用できる会計システムのことを言います。従来の会計システムは、「ソフトウェアを購入し１台ごとにパソコンにインストールする」「パソコンの故障に備えて定期的にバックアップを取る」などの手間がありました。しかし、クラウド会計は全てインターネット上にデータが保存されているため、これらの手間がかかりません。手元のパソコンが壊れても、IDとパスワードがあれば、他の媒体からすぐにアクセスできます。

また、操作画面は経理初心者にも理解しやすい設計になっており、中小企業や特定部署にのみ導入したい場合などでも比較的容易に導入ができます。これに対して、インストール型の操作画面は、知識のある経理経験者向けに作られています。経理に精通した人にとってはよいかもしれませんが、今後事業を拡大し、経理を採用していかなければならない企業の場合は、クラウド会計の方がスムーズでしょう。代表的なクラウド会計サービスには、freeeやマネーフォワードクラウド会計があります。

2.　クラウド会計ソフトの5つのメリット

ここでは、クラウド会計のメリットのうち、代表的なものを5つ紹介していきます。

2-1.会社の経営数値をスピーディーに見れるようになる

クラウド会計は、インターネットさえあれば同時に複数人が利用できる仕組みとなっており、外出先でも確認や登録作業ができます。また、インターネットバンキングやクレジットカードとの連携ができるため、わざわざ入力をしなくても自動でデータが取り込まれます。そのため従来の会計ソフトよりも早く月次決算を出せるようになります。その数値も経営者が自由に外出先からもチェックできるようになるため、スピーディーに経営判断を行なえます。従来は帳簿を作成することが会計の主目的でしたが、クラウド会計の導入により、財務分析に基づく迅速な経営判断が可能となります。

2-2. 業務の一部が自動化され、経理業務が効率化される

クラウド会計では、インターネットバンキングやクレジットカードとデータ連携を行うことで、入出金データから取引登録を自動で行えます。この機能を活用すると、通帳記帳や入力の手間を大幅に削減できます。また、ＡＩが取引内容を学習していくことで、仕訳を自動化させることができます。最初は精度が低い場合もありますが、データの蓄積により精度は向上していきます。そのため、簿記の知識がない方でも手軽に帳簿作成をすることができるようになります。 業務を自動化された分、財務分析に用いる書類を作成するなど経理担当者は別の業務に時間を割くことが可能になります。限られたヒト・モノ・カネを効率よく回すためには、今後軽作業の自動化は必須でしょう。

2-3. PCごとのソフトの購入が不要となり、導入時のコストを抑えられる

従来のインストール型の会計ソフトは、パソコンごとにソフトの購入が必要でした。しかし、クラウド会計は、パソコンや会計ソフトを使用する人数が増えてもアカウントを追加購入するだけで完了します。

2-4. 法改正による仕様変更も自動的に行われる

従来ソフトは、法改正などによるアップデートが行われるたびに、製品を購入し直す必要がありましたが、クラウド会計は、常に最新バージョンに自動アップデートされるため、追加購入は不要です。そのため、ソフトの買い替え忘れ、買い替え遅れにより法改正に適応していない会計処理になってしまう、というリスクがなくなります。安心して利用し続けることができると同時に、総合的なコストを抑えられる可能性があります。

2022年1月に施行された電帳簿保存法改正や2023年10月から施行されるインボイス制度など、時代の流れに合わせて定期的に法改正は行われます。クラウド会計ソフトでは、そのたびに自動で仕様がアップデートされるため、管理の手間がかかりません。法改正に乗り遅れることなく、対応できる仕組みになっています。

2-5 事業所毎の経理業務が効率化され、事業所を増やしやすくなる

クラウド会計は複数デバイスから共同作業ができるようになるため、複数事業所を展開するときにも便利です。これまで店舗ごとに手動で帳簿作成をし、それを経理担当者が会計ソフトに入力していたものが、タブレットレジシステムを導入し連携することで売上入力から仕訳まで自動化されます。そのため、少人数での店舗展開が可能になります。今後も事業を拡大していきたいと考えている経営者の皆様はぜひ検討してみてください。

3．クラウド会計ソフトの3つのデメリット

クラウド会計にも、いくつかのデメリットは存在します。クラウド会計導入時には、メリットとデメリット双方について把握しておく必要があります。ここでは、クラウド会計のデメリットのうち、代表的なものを３つ紹介していきます。

3-1.　インターネット環境が必須である

クラウド会計は、インターネット環境があればどこでも使えるというメリットがありますが、これはデメリットになる場合もあります。何らかの不具合の発生によりインターネットが利用できない状況では、作業を行うことができなくなってしまいます。しかし、日々の業務の中でインターネットが利用できないシーンは近年ほとんどないのではないでしょうか。そのため、通常業務にはあまり支障はないでしょう。

3-2.　継続的な維持費が発生する

クラウド会計の利用料は、月額や年額などさまざまな種類がありますが、いずれも利用している限りは継続的に発生します。インストール型のソフトであれば、購入時以外は費用が発生しません。しかし、日々のメンテンナンスや法改正時の手間を考慮すると、その分の人件費をソフト使用料として払っていると考えることもできます。

3－3.税理士がクラウド会計に対応できない

クラウド会計導入時のよくあるお悩みが「税理士が対応できない」というものです。せっかく自社の経理を効率化したいのに、「顧問税理士にクラウドソフトは対応していないと言われた」「（税理士にとって使いやすい）指定のソフトしか対応してもらえない」といったお声をいただきます。今後も事業を10億、30億、100億と伸ばしていいきたい、と考えた時、現状の経理業務のままでよいでしょうか？ 顧問税理士が対応できないのであれば、クラウド会計に強い税理士に変更するという手もあります。クラウド会計に強い事務所であれば、クラウド会計導入に向けた業務フローの見直しや初期設定のサポートまで支援してもらうことができます。

４.　クラウド会計導入のポイント

本記事では、クラウド会計を導入するメリット・デメリットについて解説してきました。しかし、いざ導入しようと思っても、「自社だけ」で導入しようとすると頓挫する企業が多いのが実情です。これまで使用していた会計ソフトからの移行手続きに躓く方が多いです。これらの準備は、クラウド会計に長けた顧問税理士や専門家と密に連携を取りながら対応していくようにしましょう。 実際に、一度自社で導入に失敗したものの、クラウド会計に明るい事務所に変更したことでスムーズに移行できた事例もございます。

船井総研では、クラウド会計に強い税理士事務所をご紹介できますので、ぜひお気軽にご相談ください。また、実際にクラウド会計の導入サポートを担当した税理士事務所によるセミナーもご用意しております。お気軽にご参加ください。

開催中セミナーはこちら