経理効率化

公開日：2022.11.15

更新日：2024.03.27

経理の業務フローを整理！効率化するためのポイントとは

経理業務は、企業のお金の動きを取引内容や活動内容に基づいて数字で管理する仕事です。また、経理業務には日次・月次・年次ごとの業務フローがあり、それぞれによって業務内容が異なります。

本記事では、経理の業務フローや効率化するためのポイントについて紹介していきます。経理業務の効率化を検討している経営者様は、ぜひ参考にしてみてください。

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経理業務フローを日次・月次・年次別で解説！

ここでは、経理業務フローについて日次・月次・年次別で解説していきます。これらの業務内容は相互に深く関連しており、日次で行った業務のまとめを月次業務で行い、月次で行った業務のまとめを年次業務で行うイメージです。

日次・月次・年次別の経理業務について下表にまとめます。

日次の経理業務フロー

日次の経理業務フローでは、現金・預金の管理や帳簿・伝票の記入を主に行います。

日次業務では、お金が動く取引や帳簿の残高が動く取引をすべて記録していきます。実際の現金や預金の残高と帳簿残高がずれないように記録していくことで、正確なお金の流れを把握することができます。

この他にも、商品や製品の月次棚卸や、取引先の信用情報や反社チェックなども日次業務で行います。

日次の経理業務フロー図は下記のとおりです。

月次の経理業務フロー

月次の経理業務フローでは、請求・支払業務や給与計算、月次貸借対照表・損益計算書の作成などを主に行っていきます。

月次経理業務では、売掛金の請求業務や買掛金の支払業務を行い、1か月単位でのお金の動きをまとめていきます。

また、月次貸借対照表・損益計算書を活用して、「今月の入金金額や月末の支払金額はいくらなのか」「来月に請求する金額や支払う金額はいくらなのか」を管理していきます。企業によっては、貸借対照表・損益計算書の他にも、月次でキャッシュフロー計算書を作成していることもあります。

貸借対照表・損益計算書・キャッシュフロー計算書は財務三表と呼ばれ、企業の財政状態・経営成績・キャシュフローをそれぞれ表す重要な財務諸表です。その他、企業で働く従業員に密接に関係する、給与計算業務も月次業務の1つです。月次の経理業務フロー図は下記のとおりです。

年次の経理業務フロー

年次の経理業務フローでは、決算書の作成や法人税の計算・支払などを主に行っていきます。

年次経理業務では、1年間の会計期間中に行われた取引を決算によりまとめていきます。

決算業務は当期の利益額や法人税額の計算に直結するため、経理業務の中でも最も重要な業務に位置付けられています。

また、年次決算は各種法律により義務付けられているため、企業の業種や規模に関わらず必ず行わなければいけない業務です。作成した決算書をもとに法人税額を計算し、支払を行っていきます。

その他、従業員の所得税を確定させる年末調整や、各種保険料の計算と申告業務も年次経理業務の1つです。

年次の経理業務フロー図は下記のとおりです。

経理業務フローを効率化する流れ

ここでは、経理業務フローを効率化する流れについて3つのステップに分けて紹介していきます。

経理業務の効率化は、業務フローを見える化し、理想となる業務フローを設計し、システムの導入による標準化を行うことが重要となります。

これらを行うことで、複雑な業務プロセスを整理し、問題点の抽出や改善策の提案に繋げることが可能です。

1.現在の業務フローを見える化する

まずは、現在の業務フローの見える化を図っていきます。

業務フローの見える化については、

①日次・月次・年次の時系列で書き出すアプローチと、

②業務ごとに区分して行動レベルで洗い出すアプローチの2段階があります。

第1段階である時系列で書き出すアプローチでは、日次の経理業務フローを例に挙げると下表のようになります。

一覧にすることで見える化が行われ全体像を把握できます。

日次の業務フローを書き出したら、第2段階では業務ごとに区分して行動レベルであらい出していきます。

各項目において、「具体的に誰がいつどのような作業を行うのか」を意識して抽出するようにしましょう。下表は日次経理業務フローの場合の一例です。

2.理想の業務フローを設計する

次は、見える化した現在の業務フローを基に、理想の業務フローを設計していきます。

業務フローの設計では、作成はしたもののフローが分かりにくいため、実際には使用されなくなってしまうケースが散見されます。作成する業務フローは、誰の目から見ても理解できるものにしましょう。

また、業務フローの作成時には、「未完全なプロセスがないか」「余計なコストが発生していないか」「責任と権限の範囲は適切か」「時間がかかっている要因はどこか」などに注意して、全体業務が効率化されるように設計していきましょう。ここでは、決算業務のフロー図の例を記載します。

3.システムを導入し、業務を標準化する

最後に、システムを導入し業務を標準化していきます。

クラウド会計システムをはじめとするシステムを導入することによって、経理業務の手順を標準化し、誰がやっても一定の品質を確保できる仕組みづくりが可能となります。

属人化されていた業務の可視化により、業務フローやタスクが最適化されムダな作業を削減できます。

属人化が解消されれば、仮に担当者が不在でも別の従業員が代わりに対応することで業務の滞りを防ぐことができます。

また、これまで個々が所有していた知識・経験を共有することで、全体業務の効率化を図ることも可能です。業務の標準化は、業務の効率化と同義であると言えるでしょう。

経理業務フローを効率化するポイント

ここれでは、経理業務フローを効率化するポイントを4つ紹介します。

費用対効果を確認しながらこれらのポイントを押さえ、自社の経理業務フローの効率化を図っていきましょう。

ITツールを導入する

ITツールの導入は、経理業務フローの効率化に有効な選択肢の1つです。

経理業務の中には、一定のルールに基づく入力・計算の反復作業が存在します。これらは、ITツールやRPAの導入によって、一定の自動化を図ることができます。

また、クラウド会計を導入することで経理業務は大幅に効率化できる可能性があります。

例えば、これまで経理担当者が都度銀行に行って通帳に記帳していた内容を、インターネットバンキングと会計ソフトを連携することで、口座データが自動でリアルタイムに会計ソフトに反映されるようになります。

また、これまで紙帳票によって保管していた帳票を、クラウド上で管理することによって、「いつでも」「どこでも」閲覧することが可能となります。

クラウド会計の操作は会計の専門知識を必要としない作りになっているため、習熟度の低い経理担当者であっても用意に作業を進めることができます。

ITツールの導入は、自動化により経理担当者の業務負荷が減るだけではなく、機械による正確な計算によりヒューマンエラーを防ぐことが可能です。

紙をなくす

紙をなくすことも、経理業務フローの効率化に有効な選択肢の1つです。

経理業務は取り扱う書類が非常に多く、全ての書類を紙で運用・管理していると非効率となります。

請求書の発行を例にあげても、「請求データをシステムに入力」「請求書を印刷」「印鑑を押印」「取引先へ送付」という極めて繁雑な作業があります。

日々発生する、紙帳票によるルーティンワークが、経理業務の効率化を妨げている一つの要因と言えるため、これらを電子化することで業務効率化に大きく寄与することが期待できます。

キャッシュレスを進める

キャッシュレスを進めることも、経理業務フローの効率化に有効な選択肢の1つです。

具体的には、社内の小口現金を廃止し、キャッシュレス化を推進する方法があります。

小口現金は社内の経費精算などに用いられていますが、小口現金の両替・補充、出納帳への記入や金庫の管理といった管理業務が頻繁に発生します。また、小口現金の残高と出納帳の残高が合わない場合、差異の調査が必要となり解決までに多くの時間を費やすことあります。

小口現金を廃止しキャッシュレス化することで、これらの管理作業がなくなり業務効率化が図られます。

従業員数が多い企業であるほど、経費精算の業務負担が大きい傾向にあるため、キャッシュレス化による効率化の恩恵を受けやすいです。

アウトソーシングをする

アウトソーシングの活用は、経理業務フローの効率化に有効な選択肢の1つです。

自社で経理担当者の人材確保が困難な場合や、十分なリソースを確保することができない場合、経理代行サービスへ業務を外注することも検討しましょう。

必要となる業務範囲に応じて経理代行者へ依頼することで、営業業務や開発業務などに注力できるだけではなく、必要に応じた適切な人員配置が可能となります。

また、経理代行サービスの依頼先と法人税申告の依頼先をワンストップすることで、より効率的に経理業務を進めることができるようになります。

船井総研では、経理代行や記帳代行などのアウトソーシングができる税理士のご紹介が可能です。

税務から経理のアウトソーシング、経理改善までワンストップサービスで相談できる税理士をお探しの方はぜひご相談ください。

まとめ

本記事では、経理の業務フローや効率化するためのポイントについて紹介していきました。

経理業務の効率化には、現在の業務を見える化し理想の業務フローを設計、各種ITツールを有効活用しながら業務の標準化を図っていくことが重要です。また、必要に応じてクラウド会計システムや経理アウトソーシングといったサービスを活用することも、有効な選択肢の1つです。

船井総研では、経理アウトソーシングや月次決算に対応した税理士紹介サービスを提供しています。単純な料金比較による紹介ではなく、企業の状況に合わせて適切なアドバイスができるプロフェッショナルに厳選してご紹介しています。

経理業務の効率化や経理アウトソーシングを検討されている方はぜひお気軽にご相談ください。